Imaginează-ţi că afacerea ta este ca o barcă ce navighează pe mare. Obiectivul tău este să ajungi cât mai departe, să descoperi noi pieţe şi să faci profit. Însă pe mare nu poţi naviga oricum, aşa-i? Trebuie să respecţi nişte reguli de siguranţă, să urmezi o rută clară, să eviţi zonele interzise cu piraţi şi rechini, să ai o busolă care să te ghideze, să ai marinari bine pregătiţi şi responsabili.
Cam aşa este şi cu GDPR-ul în business.
E nevoie să ai politici clare pentru protecţia datelor (gândeşte-te la ele ca fiind nişte veste de salvare), să reacţionezi la incidente (să ştii când şi cum să tragi semnale de alarmă), să respecţi traseul legal impus de legislaţie.
Altfel, fără conformitate, la prima furtună de control te poţi scufunda, iar dacă echipajul tău nu ştie cum să reacţioneze într-o situaţie critică sau cum să ţină nava pe traseul corect, te trezeşti în panică, pe ape tulburi.
Uite soluţia care te salvează de riscurile GDPR.
MyDPO – aplicația inteligentă de conformitate GDPR, care îmbina tehnologia AI cu peste 15 ani de expertiză, oferindu-ți un avantaj competitiv real printr-un program complet de conformitate și mult mai mult.
Decalex Digital a lansat MyDPO, prima aplicaţie de conformitate GDPR ce are la bază tehnologia AI. Soluţie SaaS revoluţionară, MyDPO schimbă modul în care companiile gestionează conformitatea GDPR. Astfel, conformitatea nu mai este doar o listă cu lucruri de făcut, ci devine un ecosistem dinamic care îţi pregăteşte business-ul pentru provocările actuale.
Aplicaţia se adresează companiilor mici şi mijlocii şi are ca punct central educarea angajaţilor, astfel încât aceştia să înţeleagă cum funcţionează procesele de business cu care interacţionează zilnic şi regulile de conformitate aplicabile acestora.
Dintr-o dată, MyDPO vine să rezolve haosul, nedumerirea sau confuzia atunci când vorbim de securitate şi conformitate, aşa încât tu ca manager al afacerii să te poţi concentra pe creşterea acesteia. Practic îţi duci afacerea dintr-o zonă vulnerabilă, de risc, într-una mai uşor de controlat, mai organizat şi clar, mai sigură.
Să nu ne ascundem după deget – puţini sunt angajaţii care înţeleg pe deplin cum funcţionează GDPR-ul, ce trebuie să facă în anumite situaţii când gestionează datele clienţilor, la ce riscuri se expun şi cum le pot evita.
Să zicem că un client sună şi cere ştergerea datelor personale.
Având MyDPO la îndemână, angajatul primește instrucţiuni pas cu pas şi solicitarea este înregistrată în platformă automat, ca şi dovadă. Altfel, procesul ar deveni greoi, angajatul neştiind cum să procedeze, la cine să ceară aprobare şi per total cum să gestioneze situaţia.
Sau gândeşte-te la campaniile de marketing prin email
Cel mai probabil şi tu trimiţi emailuri de vânzare către baza ta de date sau înregistrezi participanţii la evenimente, prin formulare Google. Aici lucrurile sunt extrem de spinoase şi riscante, dacă angajaţii tăi nu cunosc regulile de conformitate.
Folosirea unor liste de adrese vechi, fără consimţământul clienţilor, culegerea adreselor de email de pe internet sau chiar cumpărarea listelor de emailuri sunt doar câteva acţiuni care pot însemna amenzi mari pentru un business.
Şi nu e doar despre amenzi, pentru că la nivel şi mai profund, astfel de scăpări de securitate se pot oglindi în imaginea afacerii, pot pune piedici bunului mers al proceselor şi procedurilor interne. La final ajunge să fie ca un un joc de domino şi îţi dai seama că de la un aspect de conformitate neglijat, repercusiunile se resimt pe toate palierele business-ului.
Training pentru noii angajaţi – bătaie de cap sau floare la ureche
Ai angajat oamenii potriviţi şi gata, de mâine vin la birou. Felicitări! Dar, greul abia acum începe pentru că integrarea noilor angajaţi într-o firmă nu este un proces tocmai simplu.
De multe ori, durează săptămâni întregi până când angajaţii înţeleg ce au voie şi ce nu au voie să facă, ce responsabilităţi au şi care sunt limitele de securitate peste care nu pot trece. Nu e de mirare că la început există multe scăpări.
Cei de la Decalex Digital au observat aceste lucruri în mersul unei afaceri şi au inclus în MyDPO elemente de training care să însoţească noii angajaţi în călătoria lor de adaptare.
Imaginează-ţi că dintr-o dată nu mai trebuie să extragi un om vechi de la sarcinile sale zilnice şi să-l pui să stea la dispoziţia unui angajat nou, ca să-l susţină cu integrarea.
Nu mai e nevoie să-ţi opreşti activitatea, să-ţi oboseşti angajaţii sau să-ţi îngreunezi procesele. Şi partea cea mai bună este că aplicaţia poate fi folosită dintr-o dată de 2, 5, 10 sau 30 de angajaţi noi, ceea ce îţi oferă din start liber la scalare.
Managerii nu mai pierd timp explicând iar şi iar aceleaşi lucruri, angajaţii capătă încredere în deciziile lor şi asta le creşte gradul de împlinire la locul de muncă (inclusiv randamentul), iar compania ta ridică în jurul său ziduri sigure şi e oricând pregătită să deschidă poarta unor eventuale controale fără stres.
Şi totuşi ce face MyDPO?
Managementul documentelor
Poţi centraliza într-un singur loc documentele necesare pentru GDPR (politici de confidenţialitate, acorduri, proceduri interne, registre şi altele). În plus, le poţi organiza şi distribui în doar câteva secunde către toţi angajaţii sau angajaţii responsabili. Iar când apar actualizări, nu trebuie să iei la răsfoit teancuri de documente, ci poţi integra totul extrem de uşor. Când ţi se cere un document de către autorităţi, nu mai pierzi ore căutând, ci îl descarci instant de pe platformă.
Hub de training GDPR
Una din cele mai importante componente MyDPO este cea educațională. Nu de puţine ori angajaţii îşi dau ochii peste cap sau ridică din umeri când aud de GDPR, însă prin această aplicaţie este mai simplu pentru toată compania să se pună la punct cu chestiunile ce ţin de conformitate.
De exemplu, un coleg de la IT descoperă prin training că nu are voie să trimită copii de acte personale prin email necriptat sau un angajat de la marketing învață ce înseamnă consimţământ şi cum poate gândi o campanie de email marketing, fără să se expună riscurilor trimiţând emailuri la adrese culese din stânga şi din drepta, la întâmplare.
De asemenea, fiecare angajat poate urma trainingul în ritmul său propriu, fără presiune şi totuşi fixând acele informaţii esenţiale.
Monitorizarea proceselor
Conform GDPR, fiecare companie trebuie să ţină un registru cu activităţile de prelucrare a datelor – cine, ce date colectează, cu ce scop, pentru cât timp se păstrează, la cine ajung acele date etc. Dintr-o dată aplicaţia inteligentă dezvoltată de Decalex Digital automatizează întreg procesul, aşa că adio ore pierdute, nervi şi stres cu completarea manuală a unor tabele complicate.
Suport AI
Am intrat deja într-o eră a afacerilor în care nu mai putem să ne dezicem de AI. Inteligenţa artificială face de acum parte din fiinţa unui business şi cea mai bună cale pe care o poate urma managementul este integrarea AI într-un mod “deştept”, responsabil, etic, controlat.
Acesta este şi motivul pentru care MyDPO are ca fundament tehnologii inteligente menite să uşureze derularea activităţii companiei tale. Cu aplicaţia instalată pe dispozitivul de lucru, în loc să dea 3 telefoane, să aştepte o jumătate de oră şi să ţină clientul ca pe ace, un angajat poate să întrebe asistentul virtual imediat: “Pot păstra numărul de telefon al unui client care nu a mai cumpărat nimic de 2 ani?”. Iar AI-ul vine cu explicaţia necesara şi recomandare punctuală.
Informaţii actualizate
E uimitor viteza cu care se întâmplă acum lucrurile şi ca firmă te poţi găsi rapid într-o situaţie în care nu ştiai că apare cutare lege sau că trebuie să aduci cutare modificare în business-ul tău. Oricât de mult am încerca să rămânem la curent cu informaţiile, adevărul este că suntem supra expuşi la conţinut şi riscul de a pierde informaţiile care chiar contează este mare.
Însă, având la degetul mic o aplicaţie care te notifică atunci când apar schimbări legislative, problema asta nu mai există. În plus, ai acces permanent la cele mai bune practici noi în ceea ce priveşte GDPR, privacy şi securitatea cibernetică.
Pont: Dacă o companie mare primeşte o amendă, la tine ajunge analiza cazului şi detalii despre cum poţi să eviţi şi tu aceeaşi greşeală.
“MyDPO” sau “my bad” când îţi bate controlul la uşă?
Nu ştiu cât de mult realizezi, însă nu mai poţi conduce o afacere aşa cum o făceai acum 5 ani sau chiar anul trecut. Digitalizarea ia pe sus mediul de afaceri, iar dacă nu eşti ancorat ai toate şansele să te trezeşti efectiv în aer.
Unele companii chiar se gândesc din start “Ok, ce poate fi mai rău – o să iau amendă dacă se întâmplă.“. Însă în GDPR, conformitate şi cybersecurity nu e vorba doar despre asta.
Amendă nu şterge pasul greşit pe care l-ai făcut şi care îţi poate duce compania în deplin. Pentru că până la urmă, vorbim de imaginea business-ului tău, de felul în care clienţii şi potenţialii clienţi te văd ca şi responsabil când îţi încredințează datele, vorbim despre procese interne disfuncţionale, confuzie şi stres în rândul angajaţilor.
Prin automatizarea şi digitalizarea proceselor într-o aplicaţie all-in-one pe conformitate:
- Reduci costurile operaţionale, iar economiile rămân în buzunarul companiei. În loc să plăteşti consultanţi externi, să laşi angajaţii să piardă ore întregi căutând documente prin foldere, să cheltui bani pe sesiuni scumpe de instruire, rezolvi totul cu aplicaţia.
- Ai acces permanent la expertiză. Nu mai e nevoie să aştepţi o întâlnire cu consultantul, să plăteşti ore suplimentare de consultanţă şi să tragi de angajaţi şi procese nesigure ce crează bulversare.
- Ai acces la educaţie şi traininguri pentru angajaţi. Toate modulele de instruire pentru GDPR sunt incluse în platformă, iar un angajat nou poate începe chiar din prima zi de lucru. Când legislaţia se schimbă, nu ai nevoie să plăteşti pentru cursuri de formare şi actualizare extra. Drept urmare, echipa ta e pregătită, fără să-ţi încarci bugetul de cheltuieli.
- Eviţi amenzi de sute de mii sau chiar milioane de euro. Privind din acest unghi, putem spune că aplicaţia MyDPO funcţionează ca o poliţă de asigurare şi te ajută să previi greşelile care pot atrage sancţiuni dure. În caz de control, eşti pregătit imediat cu registre, politici şi dovezi, în mod organizat.
- Drum liber la scalare şi flexibilitate. Sunt firme cu 5 angajaţi sau start-up-uri care cred că GDPR e doar pentru companii şi că ele nu pot fi vizate de controale ori că activitatea pe care o desfăşoară nu prea implică reguli de GDPR. Dar, asta nu e adevărat. GDPR se aplică tuturor firmelor, chiar dacă ai PFA sau un SRL mic şi lucrezi prin colaborări. Şi ai fi uimit să afli de fapt cât de expus eşti la riscuri. Prin aplicaţia My DPO pot gestiona chiar şi procese simple, iar dacă vorbim de companii cu acoperire internaţională, platforma poate integra procese din cele mai complexe, cross-country.
MyDPO – sistemul de navigaţie inteligent pentru barca ta
Ziceam la începutul articolului că business-ul tău e ca o barcă pe mare, iar acum după ce ţi-am pus în lumină avantajele automatizării şi digitalizării cu focus pe GDPR, apare clar că MyDPO funcţionează ca un sistem de navigaţie inteligent.
Îţi arată rutele sigure, adică acele procese clare pentru respectarea GDPR-ului. Îţi oferă echipamentele necesare de bord, adică documentele şi registrele ordonat. Îţi instruieşte echipajul ca să reacţioneze corect la fiecare situaţie provocatoare.
Trimite alerte şi actualizări când apar noi reguli şi noutăţi legislaţie şi cel mai important este că îţi permite să te concentrezi pe ce contează cu adevărat: să-ţi conduci barca înainte, fără să-ţi faci griji că o furtună te poate răsturna, indiferent de cât de agitată e marea.
Acum alegerea e la tine – îţi conduci business-ul la întâmplare, nesigur şi cu frica în sân la fiecare val mai mare sau îţi asumi responsabil rolul de căpitan şi te echipezi cu tot ce trebuie ca să-ţi duci nava cât mai departe spre succes. Dacă vrei să afli mai multe despre MyDPO click aici https://decalex.ro/mydpo
*Articol susținut de Decalex
