Upriserz Blog

Timp de citire: 6 minute

Notificări, notificări și….mai multe notificări!

Clienții îți scriu la orice oră, pe unde apucă. Nu contează că e mail, skype sau sms. Vor să le răspunzi sau să te ocupi urgent de ei. 

Mai dau și colegii mailuri cât cuprinde Inbox-ul. Dacă nu scriu pe Mess sau Whatsupp.

Tu ai mesaje peste tot. Și simți că mintea ta e o listă nesfârșită cu lucruri “de făcut”. 

Treci de la un proiect la altul, de la o comandă la alta. 

Însă când lucrezi cu “hardul” plin, dai și rateuri. Uiți de un task sau omiți să trimiți un mesaj important. E normal să se întâmple așa.

Dacă simți că checklis-ul din minte nu se mai termină și ai sentimentul că nu știi cu ce task să începi mai întâi, citește mai departe.

Fie că ești:

• Liderul unei echipe dintr-o companie mare sau mică
• Antreprenorul care ia deciziile despre viitorul firmei
• Freelancerul care gestionează contracte și sarcini

Articolul acesta te va ajuta să descoperi cele mai utile 6 aplicații cu ajutorul cărora să faci ordine în sarcini, să știi cu ce să începi și să îți planifici timpul ca tu și echipa ta să fiți de 2 ori mai productivi.

1. To doist

Ce este:

Un soft simplu, unde organizezi taskurile pe zile și proiecte. Nu instalezi nimic în calculatorul tău iar pentru varianta free nu plătești. 

În To doist îți faci foldere pentru fiecare proiect, îți fixezi deadlines și primești notificări pe mail. 

To doist este unul dintre softurile pe care le folosim și noi, pentru că e super ușor, nu ai nevoie de cine știe ce pregătire ca să te prinzi cum merge totul, iar notificările te scapă din multe situații de genul: “oops, am uitat de task-ul ăsta.” (Articolul pe care îl citești a fost scris după un reminder primit în To doist 🙂

De ce ne place: E intuitiv (îți ia maximum 5 minute să te prinzi unde găsești cam tot ce îți trebuie ca să îți organizezi munca pe zile), îl poți folosi pe calculator sau pe telefon (pentru telefon instalezi aplicația To doist și ai toate taskurile sincronizate), inviți colaboratori sau le distribui taskuri din proiectele tale.

Cum să îl folosești: Îți faci cont free și începi de acolo. Dacă vrei acces la funcțiile premium (de exemplu: back-ups automate, remindere avansate – pe telefon sau atunci când ajungi în anumite locuri) e nevoie să plătești.

PLUSURI:

• Suport cross-platform 
• Rapoarte de productivitate bazate pe modul în care îți gestionezi taskurile 
• Interfață simplă și prietenoasă
• Poți invita colaboratori și le poți trasa taskuri
• Nu e nevoie să instalezi nimic pe calculator ca să începi

MINUS:

• Câteva dintre funcțiile importante sunt valabile doar în varianta paid

2. Checklist

Ce este:

Exact ce spune și numele său: un checklist, adică o listă de lucruri pe care o completezi pe măsură ce primești sarcini sau se clarifică etapele unui proiect.

Aplicația te lasă să faci câte liste vrei și să le distribui colaboratorilor tăi. Ei pot adăuga direct în lista ta alte sarcini. Asta te ajută să nu ai puncte oarbe pe proiecte și să ții seama și de taskurile  la care nu te-ai gândit din start.

De ce ne place: 

Să faci liste și să tai lucruri de pe ea e o formă de terapie în sine. :)) 

Checklist te ajută să te organizezi la birou, dar și acasă (poți să faci liste de cumpărături sau liste de cadouri și să îi inviți pe cei apropiați să colaboreze cu tine).

În plus, faci ordine în documente și le legi de fiecare etapă din proiect (pur și simplu le pui ca attach în Checklist ca să le găsești ușor apoi).

Cum să îl folosești: În varianta free ai acces la suficiente templateuri și poți folosi funcționalitățile care fac progrămelul ăsta popular.

PLUSURI:

• Templates diferite la dispoziția ta, ca să nu pierzi timp să creezi liste de la zero  (de exemplu, ai template pentru organizarea unui eveniment sau lansarea unui produs)
• Suficiente features și în varianta free
• Suport cross platform
• Ții evidența fișierelor importante chiar în listele create

MINUS:

• Nu poți să monitoriezi cât timp petreci într-un proiect sau cât de productiv ai fost într-o sesiune de lucru

3. TEUX DEUX

Ce este:

Aplicația dedicată celor care apreciază un design bun, când vor să își organizeze munca și viața.

Teux Deux pare ruda mai bine îmbrăcată a To doist-ului?…Exact asta este. 

Vei găsi multe din opțiunile din To doist, puse într-o manieră visually compelling (adică nu o să te zgârie pe retină vreun font aiurea sau altceva legat de design)

De ce ne place: 

Teux Deux e un fel de Kindle pentru birou. Creatorii s-au străduit să ofere un design curat. Sentimentul este că ai în fața ta o foaie de hârtie pe care să îți plănuiești săptămâna. 

Cum să îl folosești: Încearcă direct varianta free 

PLUSURI:

• Stabilești task-urile recurente (de exemplu notezi că în fiecare luni ai ședință, iar Teux Deux îți adaugă automat ședința în fiecare săptămână)
• Descarci în orice moment lista ta de sarcini
• Sarcinile pe care nu le termini în ziua în care ți-ai propus sunt automat adăugate în programul zilei următoare

MINUS:

• Disponibil doar în AppStore (poți însă testa aplicația fără să plătești, timp de 30 de zile)

4. CLICK UP

Ce este:

Cea mai complexă aplicație incluse în articol. Dar și cea care îți permite să îți organizezi munca la nivel micro. Click Up poate să devină “biroul” virtual pe care îl împarți cu oamenii alături de care lucrezi de la distanță.

De ce ne place: 

Este mai mult decât o aplicație unde setezi taskuri și urmărești deadlines.

Aici creezi ierarhii în funcție de importanță, setezi departamente virtuale cu grade de acces diferit pentru oamenii din echipă, monitorizezi cât timp petrec oamenii pe un task și cât de productivi sunt într-o sesiune de lucru.

Cum să îl folosești: Poți să încerci varianta free și să vezi dacă Click Up este ceea ce cauți sau vrei ceva mai simplu.

PLUSURI:

• Îți personalizezi spațiul de lucru și îl faci să arate ca un birou virtual (adaugi numele organizației, poza organizației. În plus fiecare membru are fotografia sa și opțiuni diferite de import)
• Poți importa toate listele tale din To doist, Asana, Trello + alte 5 aplicații (iar importul durează foarte puțin) 
• Urmărești productivitatea colegilor de echipă

MINUS:

• Ai nevoie de cel puțin 30 de minute ca să urmărești videourile ce îți descriu cum funcționează Click Up (fără ele o să pierzi timp, butonând aleatoriu, fără rezultate)

• Dacă preferi viteza în locul detaliilor, dacă nu îți place “să despici firul în 4”, e posibil să te cam iei la trântă cu Click Up și să îl abandonezi după prima încercare

5. BEAR

Ce este:

Popular printre copywriterii ce utilizează Iphone, IPad și Mac, Bear este o altă aplicație de task management, cu un twist. Te lasă să îți creezi articole întregi chiar în lista ta de sarcini, iar asta îți permite să ții evidența materialelor tale alături de taskurile primite.

De ce ne place:

Are un design minimalist și posibilități limitate de formatare. Asta ar putea să pară un dezavantaj, dar de fapt e exact invers. Odată ce nu trebuie să își mai bați capul cu formatarea, poți să te concentrezi pe sarcinile tale.

Cum să îl folosești: Bear are variantă free pentru Iphone, IPad și Mac, dar anumite funcții nu sunt disponibile decât în varianta cu plată. 

PLUSURI:

• Creezi liste cu text, imagini și linkuri
• Autocorrect 
• Organizezi notițele ușor cu hashtaguri
• Folosești Face/Touch ID ca să protejezi documentele sensibile 
• Ai la dispoziție modul Focus (ca să îți crești productivitatea și să te concentrezi mai bine)
• Ai chiar și un word count, ca să vezi cât ai scris/cât mai ai de scris

• Ai opțiunea să transformi documentele tale în formate Word,  PDF sau DOCX

MINUS:

• Destinat doar utilizatorilor de Iphone, IPad și Mac

• Varianta free are funcționalități limitate

6. HABITICA

Ce este:

Cea mai fun variantă inclusă în articol, dedicată celor care văd munca drept o joacă și funcționează bine cu recompense.

În Habitica totul este un mare joc, iar tu ești un personaj care face level odată ce completează taskuri.

De ce ne place: 

Să faci din organizare o joacă? Ce poate să fie mai bun de atât? În Habitica ai Taverna, locul unde socializezi cu alți useri. 

Poți seta provocări, poți să te înscrii în grupuri diferite, câștigi bani pentru taskuri completate și îți personalizezi avatarul. Pe scurt, ai tot sistemul de recompense care să te țină activ și să te motiveze să îți completezi sarcinile.

Cum să îl folosești: Habitica e free, așa că nu te costă nimic să testezi dacă ți se potrivește sau ideea de a face din taskuri un joc este prea mult pentru tine.

PLUSURI: 

• Îți faci cont ușor (te poți conecta cu Facebook sau Google)
• Ai suportul comunității (poți interacționa cu alți useri în Taverna sau poți participa la provocări) sau îți creezi propria comunitate
• Organizezi totul în 4 coloane cu 4 arii separate ca să urmărești ce te interesează: Habits, Dailies, To-Dos, and Rewards
• Îți stabilești recompense în funcție de sarcinile prin care ai trecut

MINUS:

• Bun pentru cei care iubesc jocurile , greoi pentru cei care iubesc un design curat, simplu

Acestea sunt cele 6 aplicații pe care te încurajăm să le testezi ca să îți crești productivitatea și să devii mai organizat în munca ta. Dacă ai alte sugestii, lasă-ne un comentariu și spune-ne ce folosești și de ce. 

Și nu uita că în Upriserz găsești cursul Aplicatii utile pentru business care te ajută să obții nivelul de ordine și optimizare în afaceri și în carieră, arătându-ți care sunt aplicațiile și instrumentele pe care să le folosești ca să eficientizezi procesele și să ai angajați mai productivi. Dacă nu ești încă în Upriserz, îți poți face cont AICI.