Upriserz Blog

Timp de citire: 4 minute

Timpul – una dintre cele mai valoroase resurse pe care le ai la dispoziție. Să-l gestionezi eficient e esențial ca antreprenor.

Știm că te confrunți adesea cu multe urgențe (neprevăzute), că ai sarcini și responsabilități. 

Și mai știm că să ai capacitatea să le prioritizezi și să le organizezi, e crucială. Atât pentru firma ta, cât și pentru sănătatea și echilibrul tău personal. Îți dorești să eviți supraîncărcarea și să-ți atingi într-un mod cât mai coerent și strategic obiectivele.

În acest articol vom explora conceptul de gestionare a timpului și îți vom prezenta o metodă eficientă de organizare a activităților – cadranul lui Eisenhower. 

Dar înainte să explorăm acest cadran, e important să înțelegi conceptul. 

Gestionarea timpului se referă la abilitatea prin care-ți organizezi și planifici activitățile într-un mod eficient, așa încât să-ți atingi obiectivele și să utilizezi timpul într-un mod productiv. 

E despre a face alegeri conștiente și a aloca timpul în funcție de importanța și urgența activităților.

Un instrument util pentru gestionarea timpului este cadranul lui Eisenhower, care îți permite să-ți prioritizezi activitățile în funcție de importanță și urgență. Cadranul este împărțit în patru secțiuni:

Cadranul I: activități urgente și importante

Activitățile din cadranul I sunt cele care necesită o atenție imediată și sunt, de asemenea, deosebit de importante pentru atingerea obiectivelor tale. Acestea pot fi: deadline-uri strânse, situații de criză sau alte sarcini care trebuie rezolvate imediat. Este important să acorzi prioritate acestor activități și să le rezolvi într-un mod eficient.

Îndemnul e aici: acționează. Ocupă-te de ele cât mai rapid ca să poți trece mai departe.

În această categorie intră 2 subcategorii de activități:

• Cele neprevăzute (un email cu o reclamație de la un client, un client care cere informații prin telefon), în general e vorba despre lucrurile pe care nu le poți planifica, dar care apar oricum. 

Și care trebuie rezolvate rapid. E important să-ți dedici acum timp și energie ca să le rezolvi.

• A doua subcategorie e formată din acele activități care sunt amânate până devin urgențe. Iar aceasta e una dintre greșelile pe care le fac mulți antreprenori. 

Sunt activități care erau importante (dar nu și urgente) precum: să faci o prezentare pentru un client mare peste 30 de zile. 

E posibil să ai tendința să amâni, spunându-ți că ai timp suficient. Și să ajungi în ultima zi înaintea prezentării fără ca ea să fie gata. Și în acel moment vei acționa din stres, nu te vei odihni suficient, vei face tot posibilul ca acea prezentare să fie gata.

De aceea e important să te ocupi de sarcinile importante, până ca ele să devină urgente.

Cadranul II: Activități importante, dar nu urgente

Activitățile din cadranul II sunt cele care sunt importante pentru atingerea obiectivelor firmei, dar nu necesită o atenție imediată. 

Exemple pot fi: planificarea pe termen lung, dezvoltarea de strategii și activități de creștere pe termen lung, planificarea anuală – pe care nu trebuie să o faci în vară, dar e necesar să o programezi, ca să nu ajungi la finalul anului fără ea și să devină o urgență. Notează-ți o dată și un interval de timp în care îți programezi să lucrezi la această planificare anuală.

Dacă nu planifici în agendă activitățile din cadranul II, nu le vei face. Ele pot deveni sufocante dacă sunt amânate și te poți trezi în situația în care nu mai ai timp de business și de dezvoltarea lui. 

Cadranul III: Activități urgente, dar nu și importante

Activitățile din cadranul III sunt cele care par urgente, dar nu aduc o valoare semnificativă pentru obiectivele tale. Acestea pot fi cereri neprevăzute, întâlniri neprogramate sau alte sarcini care îți pot consuma timpul fără a aduce rezultate semnificative. În măsura posibilului, încearcă să minimizezi sau să delegi aceste activități.

Poate fi un email primit de la un client la care nu e necesar să răspunzi tu, ci un angajat. (Aici intră destul de multe activități pe care le poți delega.)

Dacă nu ai cui să le delegi, înseamnă că poți lua în calcul să mai angajezi o persoană.

Cadranul IV: Activități neimportante și care nu sunt urgente

Activitățile din cadranul IV sunt cele care nu sunt nici urgente, nici importante. Acestea pot include distrageri, orice acțiune care înseamnă pierdere de timp și alte activități care nu aduc nicio valoare pentru obiectivele tale. 

E important să eviți să te implici în aceste activități și să te concentrezi pe cele care contează cu adevărat. 

Pe scurt, elimină-le.

Cum să folosești cadranul lui Eisenhower

Pentru a folosi cadranul lui Eisenhower, notează-ți toate activitățile pe care le faci într-o săptămână. Poți începe chiar de azi (nu durează mai mult de 10 minute). La finalul zilei, scrie tot ce ai făcut (inclusiv pauzele de lucru, de prânz, timpul pe care îl petreci pe social media sau să rezolvi situații personale).

Într-o săptămână vei avea o imagine clară a tuturor activităților tale.

Moment în care poți să evaluezi fiecare sarcină pe care o ai de făcut. Folosește următoarele întrebări:

• Este această sarcină importantă?
• Trebuie făcută imediat?

Odată ce ai răspuns la aceste întrebări, poți plasa sarcina în una dintre cele patru categorii.

Iată câteva sfaturi pentru a folosi cadranul lui Eisenhower:

• Concentrează-te pe sarcinile importante și urgente. Acestea sunt sarcinile care au cel mai mare impact asupra obiectivelor tale.
• Deleagă sau elimină sarcinile neimportante. Nu merită să-ți pierzi timpul cu ele.
• Planifică timpul pentru sarcinile importante, dar nu urgente. Aceste sarcini sunt adesea cele mai importante, dar sunt ușor de neglijat.

Concluzie

Cadranul lui Eisenhower este un instrument simplu, dar eficient, care te poate ajuta să-ți gestionezi mai bine timpul. Odată ce deprinzi modul prin care să-ți împarți sarcinile și începi să pui accent pe cele importante, îți vei îmbunătăți productivitatea și îți vei atinge mai ușor obiectivele de business.

P.S.: Știm că uneori e greu să spui “nu” sau să refuzi sarcini suplimentare. Dar, dacă vrei să ai mai mult timp pentru lucrurile care contează pentru firma ta, trebuie să înveți să prioritizezi.