Dacă ar fi să te invit la o călătorie pe drumul amintirilor, pe vremea când ai fost angajat… ți-ai aminti dacă ai beneficiat de un proces de onboarding ?
În funcție de perioada și compania în care ai fost angajat, e posibil ca procesul de onboarding să se fi simțit astfel: de parcă ai fost aruncat în apă și ai învățat cum să înoți, singur.
Singur ai deprins ce e nevoie să faci, pe cine să întrebi și cum să te asiguri că lucrurile se întâmplă. Și cel mai probabil, dacă experiența ta a fost astfel, ai simțit că a fost prea complicat, prea greu, dar în același timp normal. Pentru o lungă perioadă de timp, procesele de onboarding nu au fost ceva clar, sistematizat și împărtățit.
Din fericire, în ultimii ani, companiile mici și mijlocii au realizat că e mai eficient și rentabil să se ocupe de angajat în primele sale luni, pentru a-i ușura tranziția în firmă, prin a crea un proces de onboarding.
Dar ce este acest proces de onboarding? Și cum te asiguri că angajatul tău beneficiază de toate informațiile de care are nevoie?
Despre asta îți voi vorbi pe parcursul acestui articol: ce este, de ce ai nevoie și bune practici ca să-l implementezi și în afacerea ta.
Ce este un proces de onboarding?
Procesul de onboarding (numit și procesul de inducție) este un proces prin care angajatorul sau persoana responsabilă cu resursele umane se asigură că noul angajat are acces la toate informațiile de care are nevoie pentru a înțelege:
- Rolul pe care-l ocupă,
- Politica firmei,
- Cultura firmei.
Practic e un document care conține tot-ce-trebuie-să-știe-oricine-care-vine-în firmă și care simplifică foarte mult întrebările de genul „cui raportez?”, „pe cine întreb?”, „cine este cine?”
Care este diferența dintre un proces de onboarding și inducție?
Deși par același lucru și de multe ori sunt folosite interschimbabil, procesul de inducție și procesul de onboarding sunt două lucruri diferite. Inducția este o componentă a onboarding-ul.
Concret, inducția sunt primele zile a noului angajat în noua companie și se referă la aspectele administrative – discuțiile cu HR-ul, semnarea de acte, prezentarea regulamentului etc.
În schimb, procesul de onboarding este procesul de 3 luni în care noul angajat își găsește rolul, se adaptează, și-l însușește.
Dacă te ajută, poți să le spui astfel: inducția este bun venit și reguli de bază, iar onboarding-ul este procesul prin care noul angajat devine un membru valoros în echipă.
Cine ar trebui să se ocupe de procesul de onboarding?
Responsabilul cu relațiile umane din echipă (HR/Human Resources) împreună cu managerul și ideal un induction buddy sau mentor. Acesta din urmă poate fi cineva care e într-un rol identic sau similar și care explică postul și ce presupune și este disponibil pentru întrebări, dileme și nelămuriri tehnice.
De ce ai nevoie de un proces de onboarding?
Când timpul e valoros, probabil că te întrebi: cu ce ajută inducția? Nu e suficient că le oferi un loc de muncă și sprijin?
Aparent nu. Conform unui studiu condus de Careerbuilder și Silkroad Technology, 1 din 10 angajați pleacă dintr-o companie din cauza lipsei unui proces de inducție și 37% dintre angajați au simțit că nu au primit sprijin în experiența lor de acomodare.
Pe lângă asta, fără o procedură clară de onboarding, productivitatea scade și crește rata de demisii.
Până acum, statisticile înclină mult balanța spre un proces de inducție, nu-i așa? Dar hai să mergem și mai departe:
Care sunt avantajele unui proces de onboarding?
De ce merită ca tu, antreprenorul, împreună cu responsabilul de resurse umane să puneți umărul la treabă și să creați acest proces? Pentru că:
Angajații noi se adaptează mai repede. O integrare mai rapidă duce la asimilarea cunoștințelor mai repede, ceea ce duce la a scădea timpul de adaptare, ceea ce duce la productivitate crescută, care are ca efect într-un final, creșterea veniturilor. Sună bine, așa-i?
Procesul de onboarding setează obiective clare. Toată lumea vine cu așteptări din propriile experiențe, unele nerealiste. Un astfel de proces, spune alb pe negru care sunt obiectivele și la ce se poate aștepta un nou angajat să se întâmple.
Înțeleg clar cine sunt persoanele cheie din companie. În funcție de mărimea companiei, un proces de onboarding simplifică mult procesul de la cine mă duc? Pentru că poți menționa clar cine e responsabil pentru ce.
Scad drastic șansele de demisii. Când companiile au un proces de onboarding bun, 69% dintre angajați sunt dispuși să stea cel puțin 3 ani în compania respectivă.
Îmi place să cred că momentan ești convins că un proces de onboarding merită atenția ta. Dar cel mai probabil, apare întrebarea: ce trebuie inclus? Pentru că, surpinzător, răspunsul nu e tot. Dar cum alegi ce e cel mai important?
În continuare îți voi prezenta pe larg ce folosim noi în procesul de onboarding la Upriserz. Te invit să îți iei notițe și să adaptezi în funcție de nevoile companiei tale.
Cum ar trebui să arate un proces de onboarding excelent?
- Pentru început, să ai o structură clară
Sună generic, sunt de acord. Dar cel mai important e ca în prima fază tu, antreprenorul sau responsabilul de resurse umane, să clarifici clar ce vrei să incluzi în el, cum vrei să arate.
La noi, la Upriserz, procesul de onboarding este împărțit pe 3 luni. Specific, e împărțit pentru perioada de pre-angajare, prima zi, prima lună – pentru fiecare săptămână în care sunt setate obiective și sarcini specifice, care continuă și pentru luna a doua și a treia. E foarte important ca pentru fiecare lună să se seteze obiective clare și sarcini recurente clare care să susțină obiectivul.
În funcție de domeniul în care se află firma ta e posibil să ai nevoie de mai mult timp sau de mai puțin. Ce e important e să clarifici de la început: cât timp durează și care sunt informațiile (groso modo) pe care noul angajat trebuie să le știe.
Când ai deja o structură clară, devine mult mai ușor să știi ce să incluzi.
- Material scris cu toate politicile generale
A nu se confunda cu manualul de cultură – despre el vorbesc în continuare. Materialul cu politicile generale trebuie să conțină:
- Regulamentul de ordine interioară,
- Drepturile angajatului + beneficii,
- Obligațiile angajatului,
- Cutumele care există intern.
Adică toate lucrurile alea mai plicticoase, dar care fac lucrurile să se întâmple.
Nu e nevoie să ai un document care să arate bine. E important să fie clar și concis, de preferat fără limbaj juridic, ca angajatul să știe clar ce are voie să facă, ce drepturi și beneficii are și ce să nu facă.
- Manual de cultură
Pe scurt, manualul de cultură nu e nimic altceva decât un manual (evident), în care prezinți ce se întâmplă în spatele reflectoarelor – ce anume se întâmplă ca a ta companie să fie atât de faină. Nu, nu trebuie să fie doar povești de bine, ci să ai o prezentare de ansamblu care să conțină:
- Un mesaj de bun venit,
- O introducere,
- Istoria firmei,
- Fondatorii,
- Misiunea,
- Viziunea,
- Valorile,
- Produsele,
- Cultura organizațională,
- Credințele,
- ADN-ul,
- Gestiunea,
- Beneficiile,
- Procesele.
Important: autenticitatea bate orice brizbriz. Recomand foarte foarte tare ca lucrurile să fie prezentate așa cum sunt ele. În caz contrar, dacă prezinți lucrurile în altă lumină, adevărul tot va ieși la iveală. Iar atunci va apărea dezamăgirea, neîncrederea și poate chiar demisia.
Pentru că procesul de onboarding nu ține doar de documentație, ci are și o componentă umană care este foarte importantă, în continuare mai vreau să vorbesc fix despre cea din urmă: adică ce lucruri trebuie să ai în vedere în prima zi a noului angajat.
Ce să incluzi în prima zi a procesului de onboarding?
Prima zi oricum e plină de emoții, anxietăți, așteptări, frici și alte gânduri. Pentru a face intrarea cât mai confortabilă, recomand ca în prima zi să fie pregătit:
- O discuție cu responsabilul de resurse umane (HR).
E vital ca responsabilul să vorbească cu noul venit, ca să-i ofere o viziune asupra echipei, obiceiurilor, regulilor. Ba chiar HR-ul poate să fie persoana care îi prezintă echipa, spațiul de lucru și să-l ajute pe noul angajat să se simtă bine venit.
La Upriserz, în prima zi, facem următoarele lucruri:
- Prezentăm noul coleg – dacă e la birou, la birou, dar și online – trimitem un mesaj frumos de bun venit pe canalele de comunicare internă.
- Avem o discuție în care i se prezintă manualul de cultură, pe care îl parcurgem împreună și care conține prezentarea echipei (nume, rol și responsabilitățile principale ale fiecăruia.)
- Urmărește un mesaj video de la CEO,
- Vorbim despre cât durează inducția și care sunt așteptările și cum se evaluează această perioadă,
- Avem discuții despre programul de lucru și alte lucruri administrative: cum ne luăm concediu, cum se desfășoară o zi de lucru obișnuită, ce tabele trebuie completate.
- Se explică beneficiile,
- Se demarează training-urile obligatorii SSM,
- Se configurează adresa de email și spațiului de lucru,
- Se facilitează o discuție cu managerul direct, dar și cu mentorul desemnat (induction buddy) pentru procesul de inducție, care predă rolul.
Pentru bune practici, recomand flexibilitate. Da, e frumos să ai lucrurile planificate, dar de prea mult planurile nu merg așa cum trebuie – așa că recomand să te adaptezi în funcție de stilul persoanei.
Și pentru a simplifica procesul, recomand și practica de 3-3-3 pe care o aplicăm la Upriserz.
Cum să folosești raportul 3-3-3 în procesul de onboarding
Zilnic, noul angajat trebuie să trimită un email în care scrie top 3 realizări, top 3 provocări și top 3 întrebări către manager, timp de o lună.
Care e scopul?
De a înțelege cum decurge procesul de onboarding.
Putem sărbători alături de el realizările și ne ajută să vedem cât de bine se integrează.
Datorită provocărilor putem vedea unde e nevoie de extra explicații, reluarea procedurilor, lămuriri suplimentare.
Și întrebările îl ajută să înțeleagă în ritmul lui rolul, cultura, modalitatea de lucru.
După primele zile, cu cât avansează mai mult în rol, cu atât o să înțelegi ce-l interesează la nivel macro, ce fel de valori are etc etc.
Dacă te ajută, poți să-ți imaginezi că prin metoda asta poți adapta procesul din mers și să cunoști omul din ce în ce mai bine 🙂
Bune practici în procesul de onboarding
Din păcate, un proces de onboarding excelent și eficient nu se construiește peste noapte. Și în niciun caz nu se construiește singur. Oricât de mult crezi că ai găsit rețeta perfectă, tot s-ar putea să-ți dai seama că e loc de îmbunătățire.
Așa că, ce poți face?
Să le oferi angajaților noi sentimentul că au un cuvânt de spus. Cum?
- Prin a cere perspectiva lor nouă asupra sistemelor cu care ești deja obișnuit. Chiar dacă vin cu idei care nu pot fi aplicate instant, ele pot contribui la a dezvolta ceva nou, și mai ales oferă sentimentul că opinia lor contează.
- Să te asiguri că primesc sarcini care sunt la nivel mediu de gestiune și care aduc succes imediat, proiecte mici și să le creezi oportunități. Cu cât simt mai devreme că au succes, cu atât se simt inspirați și tind să rămână.
- Să-i lași să fie autonomi. Nu complet. Să fii acolo ca să-i ghidezi, dar să nu iei deciziile în locul lor.
- Să NU contești vehement ideile noi, chiar dacă nu se aliniază cu stadiul proiectului sau natura lui. E ok să spui „e o idee bună, dar…” în cel mai diplomat mod și să le salvezi.
- Să sărbătorești realizările cât de repede posibil.
Cam așa arată un proces de onboarding clar și eficient. Cel puțin așa arată procesul de onboarding pe care-l aplicăm în Upriserz. Sper ca informațiile acestea să te ajute să definești și tu mai clar modul prin care faci inducția noilor angajați.
Ce-mi doresc eu e să ții minte un lucru: nu e perfect din prima și nici nu trebuie. La rândul meu am rafinat procesul de onboarding după fiecare angajat, până când am găsit metoda care funcționează cel mai bine.
Așa că fără stres, fără supărări – ia-l așa cum e: un proces.
Să știi că la butoane de această dată n-a fost echipa Upriserz. Ci eu, Petruța, HR Specialist la Upriserz. Sper ca experiența mea să îți fi dat o perspectivă mai clară asupra tot ce înseamnă procesul de onboarding.
În cazul în care vrei să aprofundezi mai mult gestiunea echipei, te aștept la Imersiunea Mindset și Management, evenimentul intensiv de 3 zile unde Lorand îți zice pas cu pas cum să construiești o echipă fantastică. Voi fi și eu pe acolo să-ți răspund la toate întrebările pe care le ai, în limita timpului tău 🙂
Înscrie-te acum la o discuție cu un reprezentant Upriserz pentru IMM!
