Upriserz Blog

Timp de citire: 5 minute

Ceasul de la telefon sau de la calculator îți arată ora 17:00, iar tu te întrebi, consternat și probabil pe bună dreptate: unde a fugit timpul? Când au trecut cele 8 ore de muncă?

Te ridici și te destinzi și te gândești că în aceste 8 ore sigur ai realizat destul de multe și că o pauză e mai mult decât bine meritată. Dar ce să vezi! Când îți verifici lista de to-do, observi că de fapt, n-ai reușit să bifezi atât de multe pe cât ți-ai plănuit, chiar dacă ai fost în priză de la ora 9.

Și dacă te întrebi de ce lucrăm 8 ore dacă oricum nu suntem productivi? Să știi că suntem în asentiment, că avem și răspunsul! 

De ce lucrăm 8 ore? 

Ca să răspundem la întrebarea asta, trebuie să ne întoarcem mult în urmă, în perioada Revoluției Industriale, în secolul 18.
(Pe vremea în care nu exista Internet sau telefonie mobilă, iar apa nu era potabilă. Mai de mult decât pe vremea bunicilor) 

Pe finele secolului 18, companiile au decis că vor să producă mai mult. Așa că, fabricile trebuiau să funcționeze 24/7 ca să poată face față la asemenea cereri. Dar ca fabricile să poată reuși, oamenii trebuiau să lucreze 10-16 ore. 

Bineînțeles că n-a funcționat. Oamenii erau obosiți, mai aveau și o duzină de copii acasă și tot ce puteau face când terminau tura la fabrică e să cadă lați în pat. 

Dar un om curajos, Robert Owen, a decis că cele 10-16 ore sunt inumane. Așa că a lansat ideea de: 

8 ore de lucru, 8 ore de relaxare și 8 ore de odihnă

Frumos, elegant, dar abia în 1914, Ford Motor Company a decis să implementeze această reducere de ore și să mărească salariile angajaților. 

Rezultatul? Productivitatea a crescut!

Suntem în continuare productivi în cele 8 ore? 

Se întâmplă să mai deschizi site-uri de știri, să deschizi notificările de pe rețelele sociale și să clipești de 2 ori și să-ți dai seama că a trecut o oră sau 2. 

Pe lângă genul acesta de distrageri, pe parcursul celor 8 ore,  mai sunt diferite discuții pe care le avem cu colegii, pauzele pe care le avem de-a lungul unei zile.

Dacă stăm să adunăm toate momentele în care suntem întrerupți din activitățile noastre, e posibil ca în unele zile, sentimentul că nu am fost deloc productivi să fie unul cât se poate de real și îndreptățit.

Și-atunci, câte ore putem să considerăm că suntem productivi?

De ce nu ne putem menține productivitatea pentru 8 ore?

În urma unui test efectuat în cadrul unei companii americane, s-a dovedit că cei mai productivi angajați din firmă își luau o pauză de 17 minute la fiecare 52 de minute lucrate. Per total, înseamnă că acești angajați reușesc să fie productivi timp de 6 din cele 8 ore pe care le lucrează.

Dacă asta se întâmplă în cazul celor mai productivi, înseamnă că restul angajaților sunt productivi mult mai puțin decât atât.

Studiile au demonstrat însă că motivul pentru care nu ne putem menține nivelul de concentrare și productivitatea pentru tot programul de lucru nu este faptul că nu avem suficient timp pentru a ne îndeplini toate sarcinile, ci pentru că nu avem suficientă energie.

Ce înseamnă asta? 

Dacă depunem un efort foarte mare pentru a rezolva anumite task-uri, numărul de ore în care vom fi productivi va fi mai mic.

Asta înseamnă însă și că un număr mai mare de ore lucrate nu înseamnă și un nivel mai ridicat de productivitate.

De ce ne scade nivelul de productivitate pe parcursul zilei?

Unul dintre motive este și așa numitul ritm circadian pe care fiecare dintre noi îl are, sau altfel spus, propriul ritm biologic.

Există o serie de factori care influențează acest ritm circadian, precum ceea ce mâncăm, felul în care ne odihnim, schimbările hormonale, expunerea la lumină (sau lipsa de expunere). Acesta e motivul pentru care avem perioade de-a lungul unei zile când productivitatea noastră e mai ridicată, fie din punct de vedere intelectual, fie din punct de vedere fizic.

E important să intercalăm perioadele în care ne concentrăm intens asupra unei activități cu perioadele de odihnă în care ne relaxăm mintea.

Cum ne putem crește productivitatea în cele 8 ore?

Dan Luca (coach, trainer, autor și speaker specializat în productivitate ) spune că  productivitatea este locul în care se întâlnesc acțiunile eficiente cu cele eficace. Mai exact, acțiunile pe care le realizăm cât mai repede, cu consum mic de timp și de energie se întâlnesc cu acțiunile cele mai importante.

Uneori ne lăsăm duși de mirajul listei de to-do de pe care tăiem un număr mare de task-uri în fiecare zi, însă nu de fiecare aceste task-uri reprezintă cele mai importante lucruri pe care le aveam de rezolvat în ziua respectivă.

Putem într-adevăr să fim foarte ocupați și fără să fim productivi, pentru că nu toate lucrurile pe care le avem pe to-do list ne și ajută în atingerea obiectivelor pe termen lung.

În cursul Cum să îți transformi oamenii din echipă în Top Performeri, pe care-l găsești în Upriserz GROW, Dan Luca ne spune care sunt cei mai mari dușmani ai productivității noastre: 

• Întreruperile frecvente – de fiecare dată când întrerupem o activitate, pierdem aproximativ 20 de minute pentru a reuși să ne concentrăm din nou la nivel optim.
• Start și stop – în plus pe lângă întreruperile frecvente ne mai sabotează și faptul că nu ne pregătim suficient pentru fiecare activitate și se întâmplă ca anumite resurse să nu fie disponibile, atunci când vrem să începem, prin urmare suntem nevoiți să ne oprim.
• Succesiunea de activitiăți fără legătură între ele – având în vedere timpul de care avem nevoie pentru a ieși dintr-o activitate și a intra într-o alta, foarte diferită, faptul că facem slalom printre o mulțime de tipuri de activități, ne poate duce la pierderea unui timp prețios.

Odată ce recunoaștem acești dușmani în activitatea noastră zilnică, putem să îi eliminăm, sau să folosim anumite metode care să le scadă impactul asupra productivității.

Ce soluții există pentru a-ți crește productivitatea? 

Soluția #1: Tehnica Pomodoro 

Aceasta presupune să lucrezi neîntrerupt timp de 25 de minute și apoi să iei o pauză de 5 minute. Asta presupune totodată să îți calculezi activitățile de-a lungul unei zile în astfel de calupuri Pomodoro.

Un mare avantaj al acestei tehnici e faptul că evităm multitasking-ul, ne concentrăm mult mai bine asupra a ceea ce avem de făcut și eliminăm totodată întreruperile frecvente.

Soluția #2: Timeboxing

Atunci când aplici metoda timeboxing, de fapt grupezi task-urile similare în același interval de timp și astfel vei avea un timp alocat pentru email-uri, unul pentru telefoane, altul pentru întâlniri etc., astfel încât eviți timpul pierdut când trecem constant de la o activitate la alta.

Soluția #3: Cadranul Eisenhower 

Cadranul Eisenhower te ajută foarte mult să prioritizezi sarcinile urgente. Ca antreprenor mai ales, ți se pare că totul e urgent, ceea ce duce la copleșire, oboseală și într-un final chiar la epuizare cronică, adică burnout.

Cadranul te ajută în schimb să decizi ce e urgent și poți rezolva tu, ce e urgent și poți delega și ce nu e urgent. Îți recomandăm ca înainte să-ți creezi o listă de sarcini să folosești întâi cadranul Eisenhower.