Timp de citire: 4 minute

E ora 17, simți că ai fost în priză de la ora 9 și parcă totuși nu ai realizat atât de multe cât crezi că ar fi trebuit să faci în timpul acesta.

Te-ai întrebat vreodată de ce programul nostru de lucru e de 8 ore?

„8 ore de lucru, 8 ore de relaxare și 8 ore de odihnă!” e sloganul vechi de mai bine de 200 de ani care a dus la programul actual de muncă pe care îl cunoaștem atât de bine.

Abia în 1914 însă a și fost pusă în practică această idee de către Ford Motor Company, care au ales să reducă numărul de ore lucrate la 8 și în același timp să mărească salariile angajaților. Rezultatul a fost unul neașteptat – productivitatea acestora a crescut în noile condiții.

Totuși, 100 de ani mai târziu, cât timp din cele 8 ore reușim să fim cu adevărat productivi? 7? 6?

Cu siguranță și tu deschizi site-uri de știri și până să-ți dai seama câte lucruri se întâmplă în lume, a trecut jumătate de oră. Sau ai deschis o rețea socială doar să vezi o notificare și o oră mai târziu încă te uiți la pozele din vacanță ale colegei de birou.

Sună cunoscut?

Pe lângă genul acesta de distrageri mai sunt diferite discuții pe care le avem cu colegii, pauzele pe care le avem de-a lungul unei zile și dacă stăm să adunăm toate momentele în care suntem întrerupți din activitățile noastre, e posibil ca în unele zile, sentimentul că nu am fost deloc productivi să fie unul cât se poate de real și îndreptățit.

Și-atunci, câte ore putem să considerăm că suntem productivi?

De ce nu ne putem menține productivitatea pentru 8 ore?

În urma unui test efectuat în cadrul unei companii americane, s-a dovedit că cei mai productivi angajați din firmă își luau o pauză de 17 minute la fiecare 52 de minute lucrate. Per total, înseamnă că acești angajați reușesc să fie productivi timp de 6 ore din cele 8 pe care le lucrează.

Dacă asta se întâmplă în cazul celor mai productivi, înseamnă că restul angajaților sunt productivi mult mai puțin decât atât.

Studiile au demonstrat însă că motivul pentru care nu ne putem menține nivelul de concentrare și productivitatea pentru tot programul de lucru nu este faptul că nu avem suficient timp pentru a ne îndeplini toate sarcinile, ci pentru că nu avem suficientă energie.

Ducând mai departe această idee, putem concluziona că dacă depunem un efort foarte mare pentru a rezolva anumite task-uri, numărul de ore în care vom fi productivi va fi mai mic.

Totodată, asta înseamnă și că un număr mai mare de ore lucrate nu înseamnă și un nivel mai ridicat de productivitate.

Unul dintre motivele pentru care nivelul nostru de productivitate scade pe parcursul zilei este și așa numitul ritm circadian pe care fiecare dintre noi îl are, sau altfel spus, propriul ritm biologic.

Există o serie de factori care influențează acest ritm circadian, precum ceea ce mâncăm, felul în care ne odihnim, schimbările hormonale, expunerea la lumină (sau lipsa de expunere). Acesta e motivul pentru care avem perioade de-a lungul unei zile când productivitatea noastră e mai ridicată, fie din punct de vedere intelectual, fie din punct de vedere fizic.

Astfel, e important să intercalăm perioadele în care ne concentrăm intens asupra unei activități cu perioadele de odihnă în care ne relaxăm mintea.

Cum ne putem crește productivitatea?

Dan Luca spune că  productivitatea este locul în care se întâlnesc acțiunile eficiente cu cele eficace. Mai exact, acțiunile pe care le realizăm cât mai repede, cu consum mic de timp și de energie se întâlnesc cu acțiunile cele mai importante.

Uneori ne lăsăm duși de mirajul listei de to-do de pe care tăiem un număr mare de task-uri în fiecare zi, însă nu de fiecare aceste task-uri reprezintă cele mai importante lucruri pe care le aveam de rezolvat în ziua respectivă.

Putem într-adevăr să fim foarte ocupați și fără să fim productivi, pentru că nu toate lucrurile pe care le avem pe to-do list ne și ajută în atingerea obiectivelor pe termen lung.

În cursul Cum să îți transformi oamenii din echipă în Top Performeri, Dan Luca ne spune care sunt cei mai mari dușmani ai productivității noastre: 

• Întreruperile frecvente – de fiecare dată când întrerupem o activitate, pierdem aproximativ 20 de minute pentru a reuși să ne concentrăm din nou la nivel optim.
• Start și stop – în plus pe lângă întreruperile frecvente ne mai sabotează și faptul că nu ne pregătim suficient pentru fiecare activitate și se întâmplă ca anumite resurse să nu fie disponibile, atunci când vrem să începem, prin urmare suntem nevoiți să ne oprim.
• Succesiunea de activitiăți fără legătură între ele – având în vedere timpul de care avem nevoie pentru a ieși dintr-o activitate și a intra într-o alta, foarte diferită, faptul că facem slalom printre o mulțime de tipuri de activități, ne poate duce la pierderea unui timp prețios.

Odată ce recunoaștem acești dușmani în activitatea noastră zilnică, putem să îi eliminăm, sau să folosim anumite metode care să le scadă impactul asupra productivității.

Una dintre soluțiile recomandate de către Dan este folosirea tehnicii Pomodoro care presupune să lucrăm neîntrerupt timp de 25 de minute și apoi să luăm o pauză de 5 minute. Asta presupune totodată să ne calculăm activitățile de-a lungul unei zile în astfel de calupuri Pomodoro.

Un mare avantaj al acestei tehnici e faptul că evităm multitasking-ul, ne concentrăm mult mai bine asupra a ceea ce avem de făcut și eliminăm totodată întreruperile frecvente.

O altă soluție este așa numitul time boxing. Atunci când facem time boxing de fapt grupăm task-urile similare în același interval de timp și astfel vom avea un timp alocat pentru mailuri, unul pentru telefoane, altul pentru întâlniri etc., astfel încât evităm timpul pierdut când trecem constant de la o activitate la alta.

Dacă vrei să afli mai multe despre cum poți să devii mai productiv, atât la nivel individual cât și în cadrul echipei tale, te așteptăm pe Upriserz să vizionezi cursul susținut de către Dan Luca – Cum să îți transformi oamenii din echipă în Top Performeri.