[Guest Post – Diana Crișan] Cum ședința trimestrială poate să te ajute să dublezi rezultatele

Timp de citire: 9 minute

99% din performanța unei echipe, când vine vorba de atingerea obiectivelor anuale, vine din alinierea ei și 1% din viziune. Din păcate, foarte mulți antreprenori și manageri, rămân 99% în viziune și 1% în aliniere. 

Foarte mulți antreprenori setează direcția business-ului sau obiectivele și gata, se așteaptă să se întâmple. 

Știi acel antreprenor care s-a săturat să nu atingă obiectivele setate? Care e frustrat că are lista aia lungă de idei de implementat și numai nu se întâmplă? Care tot spune echipei ce are de făcut și pare că spune degeaba? El e. Cel care stă prea puțin în aliniere. 

“Super puterea” mea este să fac lucrurile să se întâmple, iar în acest articol am să-ți povestesc despre una dintre cele mai importante unelte de materializare a viziunii tale. Un obicei care poate să crească performanța echipei tale semnificativ. O metodă folosită de toate business-urile mature, cu o fundație solidă.

Am lucrat cu peste 60 de business-uri, din rolul meu de consultant de management și de fiecare dată când am implementat acest mindset și acest obicei, rezultatele s-au schimbat, energia echipei s-a schimbat și productivitatea a fost la un alt nivel. 

Problema cea mai mare este că lipsește cu desăvârșire măsurarea progresului și luarea deciziilor strategice pe baza cifrelor și a stadiului în care ne aflăm. Dacă ar fi să aleg un aspect care cred eu că ajută o echipă să facă lucrurile să se întâmple, e alinierea. Nu e suficient să setăm o direcție sau niște obiective și să tragem toți cât putem. Pentru că dacă fiecare trage în direcția pe care el o consideră potrivită unde ajungem?

Imaginează-ți o corabie, unde echipajul e format din mai multe persoane cu mai multe roluri. Avem căpitanul, navigatorul (cel care e responsabil de alegerea și ridicarea pânzelor potrivite), șeful de echipaj, botmanul (cel care se ocupă de întreținerea navei) și multe alte roluri esențiale pentru buna funcționare a corabiei. Practic, nava poate să ajungă de la punctul A la punctul B, dacă toate rolurile sunt ocupate, dacă toată lumea își face treaba și dacă toți trag spre aceeași direcție. Gândește-te cât de important e ca acești oameni să comunice continuu, eficient. 

Imaginează-ți că șeful de echipaj decide o direcție și toată lumea începe să își facă treaba. Doar că la un moment dat, intervine un curent puternic și e nevoie să își schimbe urgent strategia și direcția – pentru că altfel, riscă să fie deviați cu 3 zile și chiar să fie în pericol. Dacă în corabie nu ar comunica în timp util și eficient cu toți membrii echipajului, cum ar putea funcționa aceasta? Cum ar funcționa dacă singura comunicare ar fi în portul de plecare cu o discuție scurtă despre care e direcția? Cum ar funcționa dacă șeful de echipă și căpitanul s-ar aștepta ca toată lumea să știe ce are de făcut?  Ar fi “ca la nebuni” probabil, s-ar pune în pericol moment de moment și cel mai probabil, nu ar ajunge la destinație. 

Exact la fel este și într-un business: alinierea echipei este esențială pentru dezvoltarea companiei și pentru atingerea rezultatelor. E important să știm cu toții, dacă avem vânt, furtună, zi cu soare, dacă au intervenit curenți care ne obligă să ne readaptăm, care e stadiul în care ne aflăm, cât mai avem până la destinație, cât am deviat dacă am deviat, ce fel de pânze e nevoie să ridicăm, cât cărbune să pregătim și așa mai departe. 

Fiecare echipă are nevoie să știe în ce stadiu e și să învețe să ia decizii strategice împreună, pentru următorul pas. Dacă fiecare pas e luat înțelept, șansa să ajungem la destinație e foarte mare. 

Și sunt uimită – cum uneori, întâlnesc replici de genul: “dar de ce trebuie ei să știe cum stăm cu rezultatele? Îmi e frică să le spun cifra de afaceri pentru că o să creadă ca fac prea mulți bani. E confidențial și nu ar trebui ei să le știe pe toate, să își facă treaba” și multe altele de genul. Din nou, căpitanul business-ului se așteaptă ca fiecare să meargă spre aceeași direcție într-o ipostază imposibilă. 

Sunt multe obiceiuri care ajută să fim aliniați, de la întâlniri zilnice, săptămânale, lunare și așa mai departe.. Dar azi am să-ți vorbesc despre ședința trimestrială. 

Ședința trimestrială este obiceiul care te ajută să îți vezi progresul și să iei decizii strategice în timp real. Te ajută să-ți aliniezi strategia și echipa, astfel încât să știe fiecare dintre colegi care e următorul pas. Te ajută să vezi ce ai făcut bine, ce ai de îmbunătățit, ce ai presupus bine, ce ai presupus greșit, ce oportunități ai, ce amenințări ai și așa mai departe. Îți dă o șansă reală să iei cârma corabiei și să o duci spre direcția potrivită. Îți dă o șansă reală să-ți aliniezi echipa și să tragă fiecare la maxim spre obiectiv. Îți dă o șansă reală să îți poți folosi oamenii din echipă. Nu de alta, dar de cele mai multe ori ei sunt doar prezenți, nu si productivi, tocmai pentru că nu au datele necesare pentru a fi eficienți.

Ce înseamnă ședința trimestrială?

Înseamnă o ședință de 2-3 zile, în care echipa de top management sau de middle management (în funcție de caz) stă și analizează ce s-a întâmplat în ultimele 3 luni, care e stadiul în care sunt în raport cu obiectivele anuale și stabilește care sunt următorii pași strategici spre atingerea lor. 

Care e agenda unei ședințe trimestriale?

Pe parcursul anilor am testat mai multe variante. Și deși recomand să se adapteze agenda pentru fiecare business, în funcție de stadiul în care e, pentru că nuanțele fac diferența, există o structură macro pe care o folosesc cu fiecare business și care ne-a adus multe rezultate.

Așa că, împărtășesc cu tine această structură. Îți sugerez să o împarți în 4 părți mari. 

  1. Analizați trimestrul anterior. Prima etapă e cea a analizei stadiului în care suntem și a rezultatelor obținute pe ultimele 3 luni.
  • Review pe obiective, KPI, progresul și stadiul lor.
  • Analizați cash-ul. Cum stăm cu cashflow-ul, cum stăm cu investițiile, cum stăm cu bugetarea, unde au crescut costurile și ce putem să facem etc.

    Apoi, pe fiecare departament, fiecare responsabil/manager, va prezenta:

  • Top 3 reușite din ultimele 3 luni, pe departamentul său. Acele reușite care ne ajută cel mai mult să mergem spre obiectivul mare.
  • Top 3 blocaje și cauzele adevărate din spate.
  1. Antrenament strategic. A2a parte e cea în care ne conectăm cu viziunea, cu clientul nostru și cea în care analizăm strategic “cum-ul”. Cum ajungem mai înțelept la destinație?
  • Ce vrem să obținem pe termen lung? La ce construim azi? Ce lăsăm în urma noastră?
  • Ce s-a schimbat în nevoia și comportamentul clientului nostru și ne influențează strategia?
  • Brainstorming strategic pe cel mai important KPI. Ce am putea să facem diferit, pentru a atinge mai ușor, mai eficient, mai repede acest KPI?
  • Brainstorming strategic pe cel mai important blocaj. Ce am putea să facem diferit pentru a trece peste acest blocaj și pentru a aduce rezultate mai ușor, mai eficient, mai repede?
  1. Plan de acțiune trimestrul următor. Acum că e clar ce am făcut și avem deja idei de cum să facem mai bine, e momentul planului de acțiune pentru următorul Q.
  • Stabilire/validare obiectiv CA (cifra de afaceri) și profit, obiectiv strategic și cel mai important KPI. Chiar daca am făcut planificarea anuală și avem obiectivul de cifra de afaceri și de profitabilitate, e important să vedem dacă au intervenit ceva variabile care îmi influențează setarea lor și dacă e nevoie să le adaptez. Obiectivul strategic și cel mai important KPI, reprezintă metoda prin care putem cel mai eficient să atingem rezultatul. Este zona din business unde dacă avem focus, ne ajută cel mai mult. 

         

Apoi, pe fiecare departament, fiecare responsabil/manager, va prezenta:

  • Top 5 cele mai importante rezultate pe departamentul lui, pentru următoarele 3 luni, cu responsabil si deadline. Iar la final, pentru fiecare departament în parte, stabiliți care e cel mai important rezultat. Care e rezultatul care ar putea să ne aducă cel mai mare impact? Această prioritizare va ajuta foarte mult pe parcursul trimestrului ca oamenii să își mențină focusul și deciziile acolo unde e cu adevărat important pentru obiectivul mare. 
  1. Schimbarea la nivel de cultură organizațională. Ultima parte este cea care poate să aducă cea mai mare schimbare pentru următoarele 3 luni. 
  • Brainstorming pe ce anume dacă am face diferit, la nivel de echipă, în dinamica noastră, ne-ar ajuta cel mai mult să fim mai eficienți, mai productivi. Ce ne blochează acum? Care e tiparul care ne sabotează? Ce nu știm să facem? Ce facem prea puțin sau prea mult? De exemplu: nu știm să prioritizăm și asta ne face să ne defocusăm foarte repede. Sau: stăm prea mult în a face și prea puțin în a gândi, analiza și în decizii strategice. Sau: nu avem contexte de lucru împreună și fiecare trage la căruța lui. Și orice alt exemplu care reprezintă blocajul la nivel de comunicare, dinamică sau emoțional, în echipă.
  • Creați un plan de transformare pentru acest blocaj. Faceți un agreement între voi, că veți lucra proactiv și că în 3 luni, veți ajunge împreună, la un alt nivel. Setați 3-5 acțiuni specifice prin care faceți asta, cu deadline si responsabil 
  • La ședința săptămânală, verificați și stadiul transformării asumate. 

Iar pe lângă structură, îți mai las 15 tips & tricks pentru o trimestrială reușită, astfel încât să scoateți maximul din ea:

  1. Alocați timp de pregătire a trimestrialei înainte cu 1-2 săptămâni. Faceți o ședință cu toți managerii să stabiliți strategic ce pregătește fiecare: ce cifre, date, concluzii, statistici aduce fiecare. 
  2. Verifică înainte cu 2 zile, că toată lumea s-a pregatit pentru ședință și vine cu informații. 
  3. Pregătește un document în care o sa scrieți toate concluziile importante. Fă-ți un sheet pentru fiecare parte din structură. Adaugă și un document unde să scrieți decizii extra luate, pe lângă cele luate în structura de mai sus, cu decizia luată, responsabil, deadline. Dă share tuturor înainte cu o zi. 
  4. Schimbă contextul. Musai, să schimbi contextul. Ieșiți în afara biroului. E foarte important să faceți trimestriala altundeva. În acest mod, vi se vor face alte conexiuni neuronale, veți gândi din alte perspective și veți vedea mai detașat datele business-ului. 
  5. Poate mergeți la o sală de conferință în oraș sau la o cabană/pensiune la munte. Dacă mergeți în natură, vă sugerez să nu mergeți foarte departe. Ar fi păcat să vă obosiți pe drum. 
  6. Setați să ajungeți înainte cu o seară, să aveți timp să vă acomodați și dimineața, în prima zi de trimestrială să începeți devreme, cu energie și focus. 
  7. Musai în sală să aveți lumină naturală, geamuri pe care puteți să le deschideți să oxigenați sala și liniște. Luați un loc doar pentru voi. 
  8. Pregătiți să aveți apă la îndemână, să vă hidratați, cafea, ceai, fructe și ceva gustări sănătoase. Afinele sunt un deliciu pentru ședințele unde gândim mult, datorită nivelului ridicat de acid galic, fac o treabă minunată pentru protejarea creierului de degenerare și stres.
  9. Setați reguli de productivitate la începutul ședinței: telefoane pe silențios, la ce oră luați pauza de prânz și orice alte înțelegeri care știți că v-ar ajuta să fiți eficienți: avem agreement că suntem transparenți, că ne ascultăm reciproc, că rămânem în rolul de observator mai mult, că luăm decizii pentru business și nu luptăm pentru cine are dreptate etc.
  10. Setați rolurile cheie pentru eficiența ședinței: facilitatorul (cel care se asigură că urmați agenda stabilită, că toată lumea vorbește și că readuce echipa când deviază de la subiect) și persoana responsabilă de timp (cel care întreabă la fiecare subiect cât timp alocați și care anunță o dată la 20 min cât timp mai este).
  11. Luați pauze când are nevoie echipa. Nu setați să faceți pauze o dată la 30 min. Se poate să întrerupeți un subiect foarte important. De obicei, fac pauze la încheierea unui subiect (în medie la 1h30min), dar am mereu înțelegerea cu echipa cu care lucrez, că dacă văd că ne-am blocat în ceva și simt nevoia să dăm un refresh sau dacă a scăzut energia, am să zic să luăm o pauză pentru a crește productivitatea. 
  12. Mâncați înțelept. Sugestia mea, uneori chiar regulă pentru trimestriale și planificări anuale este că la prânz să mâncăm toți ușor, fără desert. Dacă mâncăm mult și greu, am pierdut vreo 2-3 ore de concentrare și e păcat. Seara și după ce s-a încheiat ultima zi, puteți să mâncați ce vreți. Ar fi culmea, ca fix la întâlnirea strategică, să nu mâncăm strategic astfel încât să fim productivi, nu?
  13. Sugestia mea este să nu se consume alcool seara, înainte de zilele de ședință și nici să nu se pună echipa foarte târziu la somn. Am avut și experiențe în care oamenii au stat până dimineața la 2-3 și a2a zi nu am mai avut cu cine să lucrez. Scopul acestei întâlniri nu este să ne cunoaștem și să ne distram împreună, scopul este să cunoaștem business-ul și să lucrăm împreună. Și evident, pentru că înțeleg foarte bine și nevoia de conectare, recomand să se mai stea o noapte/zi în care să se relaxeze toată lumea și să se conecteze. Numai bine, se așează și informația.
  14. Opțional: ședințele trimestriale sunt intense, cu mult focus și consum de energie. Poți să aduci un maseur care să fie la dispoziția voastră și să vă facă masaj de câte 10 min când vă simțiți foarte încordați. Sau să aduceți pe cineva care să facă momente de mișcare, yoga sau orice altceva. Eu le-am încercat pe ambele cu echipa mea și ne-a ajutat mult. Atenție, pune aceste momente strategic si organizat, astfel încât să vă ajute, nu să vă încurce. 
  15. Dacă ai nevoie de mai multe întrebări strategice care să te ajute să faci brainstorming și să scoți cauzele adevărate din spatele blocajelor, îți las aici 47 de intrebari la care ar fi bine să răspunzi când construiești la obiectivele anuale și care pot sa îți ofere un antrenament genial pentru gândirea strategică. 

Fă-ți timp pentru trimestrială. Creează spațiu în echipă pentru această ședință, învățați să gândiți strategic împreună și bucură-te de rezultatele de după, pentru că sigur, vor veni. Îți doresc mult succes la ședința trimestrială, focus și înțelepciune. Îți doresc să preiei cârma business-ului tău și să mergeți cu toții la destinația propusă. 

Diana Crișan


Despre Diana:

A lucrat cu 37 de antreprenori din peste 10 domenii în ședinte de consultanță/coaching, într-un total de peste 1000 de ore.

În urma orelor de consultanță liderii s-au reîndrăgostit de viziunea lor și au reușit să se relaxeze. Au reușit să își clarifice ce e important să facă în business, ce sisteme să creeze ca să le susțină eforturile și cum să își responsabilizeze echipa, ca să preia responsabilitatea și să producă la alt nivel. 

Din experiența de 8 ani de zile în rolul de GM al echipei lui Lorand Soares Szasz a reușit să crească alături de fondator și de echipă de 20 de ori cifra de afaceri.

Leave a Reply